효과적인 회의법
친구회사로 전화를 걸면 동료가 대신 전화를 받아
‘지금 회의 중인데요’라고 답하는 경우가 많다.
하지만 전화를 끊고 바로 휴대전화로 전화를 걸면
상대방이 멀쩡히 전화를 받곤 한다.
회의 중 휴대전화를 받아도 되는
‘중요하지 않은 회의’가 허구한 날 반복된다는 뜻일까?
업종이나 기업에 따라 차이는 있지만
하루 중 회의 시간이 차지하는 비율은
일반사원이 5%, 간부사원이 10%, 영업계열이 15%,
일반 관리직이 15~20%로 직급이 오를수록 더욱 높아진다.
일본의 유명 컨설턴트인 다카하시 마고토씨는
그의 책 ‘성공한 기업회의는 이렇게 다르다’에서
‘비효율적인 회의’의 전형으로
10가지를 들었다.
▲장시간 회의
▲결론이 나지 않는 회의
▲의제가 모호한 회의
▲우선 열고 보는 회의
▲강압적인 회의
▲발언자가 적은 회의
▲독재형 회의
▲잡담이 많은 회의
▲중도 이탈자나 불참자가 많은 회의
▲결론이 좀처럼 반영되지 않는 회의가 그것이다.
혹시 회의 진행자가 리더십이 없고,
시간관리를 못하고,
회의 분위기를 살리지 못한 채
자신의 의견을 강요하는 스타일인가?
그렇다면 회의 참석자로서 본인은 어떤가?
아무 준비 없이 참석하고,
언제나 지각하거나 도중에 빠져나가고,
상대가 하는 말에는 귀를 기울이지 않지만
자신이 발언할 때는 장황하게 늘어놓지는 않는지.
게다가 찬성은 하지만 주관이 없고,
반대를 해도 대안을 제시하지 못하는
‘시간끌기형’ 참석자는 아닌지 반성해보자.
회의 진행자와 참석자의 태도만 바뀌어도
회의는 반쯤 성공한 셈이다.
하지만 보다 효율적인 회의를 위해서는
몇 가지 유의해야 할 사항이 있다.
우선 회의 시간을 적절히 관리해야 한다.
일본의 자동차 회사인 혼다는
회의실을 2시간 이상 이용하지 못하도록
사규로 정해놓고 있다고 한다.
회의 시간은 2시간을 넘지 않는 게 좋다는 뜻.
이를 위해서는 우선 지각생이 없어야 하는데,
다카하시씨는 회의 시간을 15분 단위로 시작할 것을 권하고 있다.
즉 회의 시간을 1시15분. 5시15분 등으로 정해
참석자들에게 심리적 부담을 주라는 얘기다.
회의를 압축적으로 하기 위한 방법 중 하나는
참석자가 너무 많지 않아야 한다는 것.
회의 참석자는 되도록 10명 이내로 줄이는 것이
발언 기회도 많고 집중력도 높일 수 있다.
회의실 선택도 중요하다.
30명 정도 들어갈 수 있는 넓은 회의실에
대여섯 명만 모여 회의를 하거나
창 밖으로 아름다운 풍경이 보이는 장소에서
회의를 진행하는 것은 금물.
최근 많은 회사들이 회의실 벽면을 투명 유리로 설계해
회의 진행의 긴장감을 고조시키려 하지만,
단시간에 집중적으로 회의를 하고자 할 때는
폐쇄된 공간이 좋다.
테이블의 위치도 회의 진행에 중요한 영향을 미친다.
예를 들어 전달회의라면 전달하는 쪽과 전달받는 쪽이
서로 마주보고 앉는 것이 원칙이다.
창조회의나 조정회의에서는 전원이 공평한 입장에 서야 하므로
중앙의 공간을 에워싸듯 둘러앉는 미음(ㅁ)자 형이 좋다.
결정회의에서는 최종 결정권을 가진 의사 결정자와
어느 정도 거리를 둘 필요가 있지만,
그 밖의 참석자들은 공평하게 앉는 디귿(ㄷ)자 형이 좋다.
또 진행자는 말로만 회의를 이끌 것이 아니라,
화이트보드에 회의 내용을 정리해가면서 회의를 진행하는 것이
참석자들의 집중력을 높이는 데 도움이 된다.
글쓴이: 박내선 기자 (조선일보)
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